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Importe: Einleitung
Was ist ein Import?
Wenn Ihr Museum aktuell eine andere Datenbank zur Inventarisierung verwendet, aber gerne auf die Arbeit mit museum-digital umsteigen möchte, so gibt es die Möglichkeit eines Imports der Daten aus dem bisherigen Programm. Gleiches gilt, wenn Sie bei Ihrer Inventarisierungssoftware bleiben, aber museum-digital zum Veröffentlichen Ihrer Daten nutzen möchten. Dabei werden gebündelt alle Daten und Bilder aus der alten Datenbank in museum-digital importiert -- vorausgesetzt, die Daten erfüllen die notwendigen Vorgaben.
Ein Import kann grundsätzlich stattfinden, wenn die Metadateien im XML oder CSV-Format und Bilddateien im JPG-Format vorliegen.
Wer importiert?
Das Importieren Ihrer bisherigen Datenbestände wird aktuell nur von den technischen Entwicklern von museum-digital durchgeführt. Zur Vorbereitung eines Imports nehmen Museen in Baden-Württemberg, Brandenburg, Bremen, Mecklenburg-Vorpommern, Rheinland-Pfalz, Sachsen, Sachsen-Anhalt, Westfalen und Ostwestfalen-Lippe bitte mit ihrem/ihrer jeweils zuständigen Regionaladministrator*in Kontakt auf. Museen aus den übrigen Regionen in Deutschland wenden sich an Stefan Rohde-Enslin.
> Hier geht es zu den richtigen Ansprechpartner*innen!
Sie sollten aber Ihre Daten selbst für den Import vorbereiten. Im Folgenden wird beschrieben, wie das funktioniert.
Welche Daten können importiert werden?
Daten können importiert werden, wenn sie als CSV- oder XML-Datei vorliegen. In einer CSV-Datei sind die Werte in einer Textdatei gespeichert und werden durch ein standardisiertes Trennzeichen (zum Beispiel ein Komma) getrennt. Tabellenprogramme können CSV-Dateien normalerweise öffnen und darstellen -- die durch das Trennzeichen getrennten Werte werden dabei in separaten Zellen angezeigt.
Viele Inventarprogramme bieten die Möglichkeit, die Daten als CSV-Datei zu exportieren. Wenn das funktioniert hat, ist der nächste Schritt, die Datenfelder aus dem alten Programm den Datenfeldern in museum-digital zuzuordnen (siehe Abschnitt "Zuordnen der Datenfelder").
Die jeweils zuständen Regionaladministator*innen überprüfen gerne die zu importierenden Daten auf ihre Qualität und auf ihre Übereinstimmung mit den Standards von museum-digital. Bei Bedarf unterstützen sie auch bei notwendigen Anpassungen, damit der Import reibungslos funktioniert.
Welche Daten können nicht importiert werden?
Daten von händisch geführten, analogen Listen oder Karteikarten können nicht automatisiert importiert werden. Sie müssen zuerst in ein Tabellenprogramm übertragen werden. Dabei entspricht eine Spalte einem Datenfeld in museum-digital. Eine Zeile entspricht einem Datensatz. Wenn in einem Tabellenprogramm inventarisiert wurde, dürfen Zellen nicht miteinander verbunden sein. Spalten und Zeilen dürfen nicht ausgeblendet sein.
Wenn eine Tabelle wie ein Formular verwendet wurde, d.h. mit verbundenen Zellen und unterschiedlichen Informationen in einer Spalte, dann müssen diese Daten zuerst händisch korrigiert werden, bevor sie importiert werden können.
Auf diesem Bild sieht man, dass in Spalte A zwei verschiedene Arten von Informationen erfasst werden, die eigentlich in zwei verschiedene Spalten gehören. Das sind "Datum (Ankauf)" und "Beschreibung". Außerdem wurden für das Feld "Beschreibung" mehrere Zellen miteinander verbunden. Die Daten dieses Beispiels können daher nicht importiert werden.
In dieser Tabelle enthält jede Spalte nur eine Art von Informationen. Es gibt keine verbundenen Zellen. Mit dieser Tabelle kann nun weitergearbeitet werden.
Import von Bildern
Das massenhafte Hochladen von Bildern zu bereits bestehenden Datensätzen ist nicht programmiert, das gleichzeitige Hochladen von Bildern und zu importierenden Datensätzen ist leicht möglich. Bilder im Internet benötigen allerdings immer Angaben zu den Bildrechten.
Auf der im Folgenden verlinkten Seite finden sich die Titel für die entsprechenden Spalten der vorzubereitenden CSV-Tabelle im Bereich „Abbildungen". Man muss dort in der Spalte den tatsächlichen Bildnamen eintragen, also „123456.jpg" und nicht den Pfad (z.B. „c:\\123456.jpg") und der Import funktioniert auch nur mit jpg-Dateien. Zudem müssen die jpg-Dateien die Mindestgröße von 540 Pixel für die kurze Seite haben.
[ > Hier geht es zur CSV-Vorlage sowie zum Prüfassistenten.]
Importe für große Museen
Für große Museen mit umfangreichen Daten und Sammlungsbeständen besteht gegebenenfalls die Möglichkeit, dass ein eigenes Importskript von den Entwicklern von museum-digital programmiert wird. Nehmen Sie mit Ihren Regionaladministrator*innen oder den Entwicklern Kontakt auf: