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Exporte
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Vorbemerkung
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Beim Exportieren geht es in erster Linie um Sicherung und Weitergabe von
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Daten. Exporte können im allgemeinen nur von Nutzern in der Rolle
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\"Museumsdirektor\" angestoßen werden. Der Server stellt dann eine
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passende Archivdatei zusammen und schickt sie an den Nutzer.
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### Das Prinzip
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Mindestens einmal wöchentlich wird eine Exportdatei mit den Objektdaten
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jedes teilnehmenden Museums erstellt und auf dem Server von
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museum-digital gespeichert. Diese Exportdatei ist, wenn nach ihrem
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Erstellen Änderungen an Objektinformationen vorgenommen wurden, nicht
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immer ganz aktuell. Es gibt deshalb stets zwei Wege für einen Export:
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Zum einen den \"regulären Export\", bei dem der jeweils aktuelle Stand
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der Informationen berücksichtigt wird, der aber - weil die Informationen
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zu den Objekten erst zusammengetragen werden müssen, sehr viel Zeit in
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Anspruch nehmen kann. Zum anderen gibt es den \"Schnellexport\", d.h.
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die bereitliegende Exportdatei kann als Ganzes oder - wenn ein Filter
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gesetzt ist - aus Teilen zusammengestellt werden.
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### Die Exportformate
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Für eine weitreichende Nutzbarkeit müssen die exportierten Daten
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standardisierten Datenformaten entsprechen. Hierfür stehen aktuell zwei
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Formate zur Auswahl:
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\- *md:xml*, das museum-digital eigene Exportformat, welches die
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vollständigen Informationen zu einem Objekt in möglichst einfacher Form
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strukturiert, um auf diese Weise eine einfache Rekonstruktion aller
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Informationen zu ermöglichen.
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\- *LIDO*, das von einer Arbeitsgruppe der CIDOC (ICOM) entwickelt wird
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und weltweit die Weitergabe von Museums-Objekt-Informationen an Portale
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ermöglichen soll. Viele Portale arbeiten mit diesem Format, z.B. die
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europeana, die Deutsche Digitale Bibliothek oder das sogenannte
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Grafikportal. Mehr zu diesem Format findet sich auf der [Seite der
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genannten
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Arbeitsgruppe](http://cidoc.mini.icom.museum/working-groups/lido/what-is-lido/).
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Da die Struktur der museum-digital-Datenbanken selbst weitgehend auf
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denselben Konzepten wie LIDO basiert, ist es besonders leicht
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LIDO-Exportdateien zu erzeugen.
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### Zwei Möglichkeiten
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\"Regulärer Export\" und \"Schnellexport\" unterscheiden sich nicht nur
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in der Aktualität der Inhalte sondern auch darin, dass es beim
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\"Schnellexport\" zwar möglich ist festzulegen, zu welchen Objekten
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Informationen exportiert werden, nicht aber zu sagen, welche
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Informationen pro Objekt im Export enthalten sein sollen. Beim
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Schnellexport wird das vom Exportformat vorbestimmt und umfasst bei Wahl
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von md:xml alle Objektinformationen (also auch alle Daten der
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Inventarisierung), beim LIDO-Format hingegen nur für die Öffentlichkeit
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bestimmte Daten (also keine Informationen über Standorte oder
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Versicherungswerte etc.). Beim \"regulären Export\" kann bis auf Ebene
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der Einzelinformation gewählt werden, ob diese im jeweiligen Export
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enthalten sein soll oder nicht (innerhalb der Vorgaben des gewählten
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Exportformates).
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Export aller Objektinformationen
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Für den Export aller Datensätze kann es verschiedene Gründe geben, in
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erster Linie eignet sich ein solcher Export zur Datensicherung.
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### Datensicherung
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Die vom Server geschickten Daten können im Museum auf einem lokalen
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Rechner oder Speichermedium verwahrt werden. Zur Datensicherung
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empfiehlt sich das md:xml-Datenformat, da alle Informationen zum Objekt
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enthalten sind. Zur Datensicherung - und generell zum Datenexport -
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gelangt ein Nutzer in der Rolle \"Museumsdirektor\" recht einfach, indem
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er in der oberen Symbolleiste von musdb das Museumssymbol
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(\"Einstellungen für das Museum\") mit der Maus überfährt und den Punkt
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\"Datensicherung\" anklickt.
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Er wird zu einem Hinweisbildschirm geleitet, der Auskunft darüber gibt,
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ob nach dem Erstellen der auf dem Server bereitliegenden Exportdatei
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noch Änderungen an den Objekten vorgenommen wurden.
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Ist die bereitliegende Exportdatei jünger als die letzten Bearbeitungen,
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dann ist sie aktuell und kann mit Klick auf \"Download\" heruntergeladen
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werden. Gibt es jedoch jüngere Änderungen an Objekten, die in der
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Sicherung enthalten sein sollen, muss der \"reguläre Export\" gewählt
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werden. Statt Auswahl von \"Datensicherung\" im Untermenü zum
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Museumssymbol ist in diesem Untermenü der Punkt \"Datenexport\"
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auszuwählen. Was erscheint ist der Exportdialog für den \"regulären
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Export\".
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### Der Exportdialog
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In diesem Dialog kann bestimmt werden:
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- welche Datensätze (Auswahl von Sammlungen oder Objektgruppen),
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- welche Information pro Objekt (Auswahl einzelner Felder) und
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- in welchem Exportformat exportiert werden soll.
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Die Grundeinstellung sorgt dafür, dass alle Datensätze (also auch die
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nicht veröffentlichten) mit allen Informationen zu jedem Objekt (also
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auch die Inventarisierungsangaben) im Format md:xml exportiert werden.
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Wer in diesem Menü keine andere Auswahl trifft und einzig auf
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\"Abschicken\" klickt, der veranlasst den Server einen ZIP-Ordner mit
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allen aktuellen Informationen zu allen Objekten zu erstellen und zum
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Herunterladen anzubieten. Wer also einen ganz aktuellen Export für die
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Datensicherung braucht, der gehe diesen Weg. Es kann jedoch, abhängig
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von der Anzahl der Objekte und der Reichhaltigkeit der erfassten
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Informationen, recht lange dauern, bis der Server alle Informationen
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zusammengestellt, formatiert und im ZIP-Ordner gesammelt hat. Es kann
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sogar vorkommen, dass dabei die maximale Laufzeit für ein Script auf dem
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Server, die aus Sicherheitsgründen niedrig gehalten wird, überschritten
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wird. In diesem Falle ist es das einfachste einige Tage zu warten und
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die Datensicherung über die auf dem Server erstellte, aktualisierte
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Exportdatei zu bewerkstelligen.
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Die Funktionen des Exportdialogs sind weitgehend selbsterklärend, hier
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nur ein Beispiel: Es sollen - warum auch immer - nur eingeschränkt
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Informationen zur Sammlung, der ein Objekt angehört, im Export enthalten
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sein. In der Sektion \"Welche Objektinformationen exportieren?\" wählt
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man statt \"Welche Informationen pro Objekt -\> Alle\" den Punkt
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\"Welche Informationen pro Objekt -\>Auswahl\".
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Im nächsten Schritt ändert man das \"Sammlung -\> Alle\" in entweder
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\"Sammlung -\> Nichts\" (womit die Sammlungszugehörigkeit nicht mit
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exportiert würde) oder \"Sammlung -\> Auswahl\". Bei \"Sammlung -\>
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Auswahl\" erscheint ein weiterer Dialog:
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Hier kann jetzt z.B. bestimmt werden, dass der bei museum-digital zur
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Sammlung gespeicherte \"Beschreibende Text\" nicht mit exportiert wird
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oder auch, dass die Abbildung zur Sammlung (d.h. ein Verweis auf die
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Bilddatei) nicht im Export enthalten ist, etc.
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Die Entscheidung, ob die Information aus einem einzelnen Feld exportiert
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werden soll oder nicht, wird häufig unnötig sein. Die mit der Wahl des
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Exportformates bestimmten Vorgaben reichen meistens aus. Dennoch, die
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Option ist bei Bedarf vorhanden.
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Die erste Option des Exportdialogs bestimmt, welche Datensätze
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exportiert werden. An dieser Stelle lässt sich nur eine Eingrenzung auf
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\"Alle Objekte einer bestimmten Sammlung\" oder \"Alle Objekte einer
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bestimmten Objektgruppe\" treffen. Wer beispielsweise nur spezielle
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ausgewählte Objekte an ein Portal weitergeben möchte, der kann sich eine
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(unsichtbare) Objektgruppe bilden, seine Objekte darin zusammenfassen
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und danach den Exportdialog für diese Objektgruppe aufrufen.
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Export ausgewählter Objektinformationen
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Über das Setzen von Filtern lässt sich jedoch jede beliebige Kombination
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von Objekten exportieren. Dazu müssen auf dem üblichen Weg Filter
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gesetzt werden. Ein Klick auf \"Objekt\" in der Hauptnavigation zeigt
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alle Objekte und daneben eine Spalte mit Auswahlmöglichkeiten sowie
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unterhalb dieser Spalte den Schalter \"Filter erstellen\", der zum
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\"Filter-Dialog\" führt. Ist eine Auswahl definiert, d.h. ein Filter
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gesetzt, dann erscheint statt des Schalters \"Filter erstellen\" der
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Hinweis \"Filter aktiv\" und darunter ein Auswahlmenü \"Treffer
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exportieren\"
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Das Auswahlmenü bietet dann den Weg zum erwähnten Exportdialog für die
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ausgewählten Objekte (=Treffer) oder zum Schnellexport in md:xml oder im
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LIDO-Exportformat. Welcher Weg auch beschritten wird, am Ende bietet der
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Server an, einen ZIP-Ordner herunterzuladen. Ein Beispiel folgt.
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### Für die Deutsche Digitale Bibliothek (Beispiel)
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Von Zeit zu Zeit tritt der Fall auf, dass ein Museum seine
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Objektinformationen an die Deutsche Digitale Bibliothek exportieren
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möchte. Das ist recht einfach! Die Deutsche Digitale Bibliothek macht
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zwei Vorgaben: Sie ist ein Verweisportal und deshalb nur an öffentlich
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sichtbaren Objekten interessiert, sie akzeptiert zudem das LIDO-Format
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(alle sensiblen Informationen sind bei Wahl dieses Formates nicht
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enthalten).
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Schritt 1: In der Objektübersicht wird (nach eventuell anderen
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Eingrenzungen wie z.B. auf eine einzelne Sammlung) der Schalter \"Wähle
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nur sichtbare Objekte\" angeklickt.
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Schritt 2: Unten rechts in dieser Übersicht wählt man den Punkt
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\"Treffer exportieren\" und (sofern keine kürzlichen Bearbeitungen der
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zu exportierenden Objekte stattgefunden haben) im erscheinenden
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Untermenü den Punkt \"Schnellexport (LIDO)\".
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Das war alles. Jetzt muss man nur noch den vom Server angebotenen
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ZIP-Ordner herunterladen und an die Fachstelle Museum der ddb
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weiterleiten.
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Die meisten Exportabsichten sind ähnlich wie im gerade geschilderten
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Fall. Um den Komfort zu erhöhen gibt es auf der Seite \"Einstellungen
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für das Museum\" - erreichbar über das hier schon mehrmals genannte Menü
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- einen Punkt:
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Für die Weitergabe von XML-Dumps stehen \"Nichts\", \"Per Link\" oder
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\"Öffentlich\" zur Verfügung. Ist, wie im Screenshot \"Per Link\"
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gewählt, dann kann man den entsprechenden Link an das Portal schicken
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und die dort tätigen KollegInnen können jederzeit selbst über Aufruf des
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Links die Exportdateien (sichtbar und in LIDO) erhalten. Auf diese Weise
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kann man das regelmäßige Aktualisieren der eigenen Daten an die
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Fachstelle Museum der ddb (oder Mitarbeiter anderer Portale) übergeben.
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### Offene Daten
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Wird an dieser Stelle die Auswahl auf \"Öffentlich\" gestellt, so
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erscheint auf der öffentlichen Seite des Museums für jeden -
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einschließlich der Mitarbeiter von Portalen - die Möglichkeit sich die
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Objektinformationen (sichtbar und in LIDO) herunterzuladen.
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